Développement d’événement

Je peux intervenir seule à différentes phases de la création d’événement, et avec le réseau abcYz à chacune de ces phases décrites ci-dessous :

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Les interventions possibles : pourquoi et comment ? Elles s’inscrivent dans le temps de la construction d’un événement et consistent à accompagner le donneur d’ordre en amont, pendant et en aval.

La première phase est un accompagnement à la réflexion. Pourquoi organiser un événement ? pour s’inscrire comme un acteur incontournable dans son éco-système ? pour faire progresser sa visibilité ? pour inciter des personnes à se sentir concernées, et à se rapprocher de la structure ? pour créer un sentiment d’appartenance à un groupe ? Les raisons peuvent être variées, voire multiples : il faut définir ces objectifs et les prioriser.

Parallèlement, les populations concernées par l’événement doivent être listées : ce sont les « cibles ». Celles-ci intègrent l’interne bien sûr : un événement doit pouvoir fédérer les différents collaborateurs, par ailleurs premiers porte-parole de la structure. Les cibles « externes » sont les populations concernées par le projet, mais aussi les éventuels « partenaires » qui pourraient être impliqués dans l’événement. Ces cibles externes doivent être précisées, puis évaluées quantitativement et qualitativement, notamment sur leur capacité de mobilisation.

Les éventuels partenaires sont des structures qui pourraient intervenir à différents niveaux : co-construction de l’événement, co-financement de l’événement, ou échange de prestations, de type visibilité voire matériel, qui permettraient de limiter les coûts externes.

Il faut parallèlement répondre à des questions telles que : Cet événement a-t-il vocation à être national ? régional ? peut-il être ouvert à une population large ou au contraire bien définie ? est-il sujet à des débats d’idées ? des échanges avec les participants ? un espace de rencontres est-il pertinent ? a-t-il vocation à être pérennisé ?

La définition de ces éléments permet de donner un premier éclairage sur le périmètre de l’événement, son format, sa durée notamment.

Le contenu lui-même est bien sûr défini par le donneur d’ordre. L’accompagnement consiste à apporter un regard extérieur, pouvant aller jusqu’à préconiser des animateurs ou modérateurs mais aussi à structurer le contenu/programme, afin qu’il puisse être aisément communiqué aux différentes cibles.

La deuxième phase permet de préciser les éléments de la mise en œuvre.

L’accompagnement peut aller jusqu’à une co-construction budgétaire. Quels sont les postes de dépense qui peuvent être optimisés ? des partenariats, comme évoqués plus haut, peuvent être mis en œuvre. Il peut s’agir de partenariats financiers (mécénat selon la structure porteuse et la thématique, engagement financier moyennant contreparties), de partenariat de visibilité (relai de la communication/information auprès des partenaires moyennant contrepartie) ou de partenariats de prestations (matériel essentiellement). Quant aux dépenses impondérables, des cahiers des charges sont rédigés, notamment pour les postes de communication et de logistique.

En terme de communication, les bases du positionnement étant posées, une stratégie peut être définie, ainsi qu’un plan d’action, un calendrier et un budget. Quels sont les vecteurs de la communication ? Ils dépendent beaucoup du donneur d’ordre et de ses partenaires. Quelles sont les capacités de mobilisation des uns et des autres? Quelles sont les bases de données disponibles ? Y a-t-il des « communautés » existantes (sur les réseaux sociaux par exemple)? Un site internet et une stratégie digitale ?

En fonction de cet état des lieux, les outils de communication les plus adaptés peuvent être développés : site internet, comptes réseaux sociaux, programme sous forme de dépliant et/ou de plaquette, dossier de presse, annonce presse, etc.

La troisième phase concerne la logistique, les éléments matériels et pratiques ainsi que l’accueil des intervenants et des participants.

Les missions sont vastes, et elles dépendent totalement des éléments de contenu, de format, et du budget disponible. Enfin, il est important de prendre en compte que la vie de l’événement ne s’arrête pas à son dernier jour. D’abord parce qu’il ne doit pas rester limité au public qui est venu, population qui ne dépassera pas, selon le périmètre de l’événement, 5 à 30% de la cible. Il ne faut pas oublier les autres, ces 70 à 95% de la cible ; ils restent concernés. Il est aussi important de le prolonger par rapport aux objectifs définis en amont. On ne fait pas un événement pour faire un événement : il ne se suffit pas à lui-même, c’est le message qu’il porte qui est important. Ce message doit perdurer et le contenu de l’événement est là pour l’enrichir.